Если необходимо создать заявку на прошедшие даты, то нужно иметь ввиду ограничения:

1. для услуг проживания ограничений нет. По указанию директора менеджеры тоже имеют право создавать заявки на предыдущие даты.
2. для трансферов и прочих услуг: необходимо обратиться к начальникам, только они имеют право создать заявки на эти услуги на предыдущие даты.

Эта функция сделана для того, чтобы успокоить менеджера, дав ему дополнительную проверку своей работы. Кнопка позволяет «зайти» в заявку из под клиента заявки и видеть тоже самое, что будет видеть клиент, войдя в систему под своим логином и паролем

TODO: Нужно обновить раздел и внести свежую актуальную информацию и тонкости

В этом разделе будут описаны тонкости генерации отчетов, например про штрафные заявки, методы подсчёта, заявки в перепроводке.

Компании: Олимпия, Сапфир, Сервис-центр, Трэвэл бюро, ИП Стаханов проводятся в ежедневном отчёте «за минусом» комиссии.

Что это значит? В ежедневном отчете в поле Сумма клиенту будет стоять сумма за вычетом комиссии (price_netto_client- discount_client). У всех остальных клиентов сумма будет стоять полная (price_netto_client)

Заявки в режиме перепроводки не попадают в ежедневный отчет.

TODO:

Аня Ахметова\Плотникова (23.03.2020 11:34): у меня вопрос такой, как мы будем считать заявки для статистики, в случае: а) если штраф от гостиницы до заезда (такое ваще бывает? - например 1 сутки за позднюю аннуляцию) да, бывает, но не так часто. Например, невозвратные бронирования при высоких датах. б) если штраф от гостиницы во время проживания? (как считать количество прожитых ночей? Это не штраф, а сокращение бронирования. Считать по факту прожитых ночей в) если штраф от гостиницы после проживания (такое бывает?) даже, если бываетЮ мы такие штрафы не принимаем и у себя не проводим. г)если штраф от нас по тем же критериям, то считаем как проживание? Если штраф не от гостиницы, а от нас, то не надо считать вообще в статистику. Потому что гостиница эту статистику не подтвердит

Аня Ахметова\Плотникова (23.03.2020 11:35): а вообще все штрафы до заеда либо в день заезда. это по первому вопросу. или я тебя не так поняла

Mr. Nobody (23.03.2020 11:42): получается пункт Б и В отпадают. по пунктам А и Г заявки существовать будут, в первом случае штраф от гостиницы будет (я надеюсь что менеджеры будут отображать это, чтобы отличить от фактического проживания). Во втором случае штраф от сусанина.

В обоих случаях в статистику по ночам такие заявки не беру, в оборот с клиентом беру

Метрики - это раздел быстрой статистики. Используются графики (ChartJs).

Все графики позволяют задавать диапазон дат, на которые необходимо получить информацию.

Графики «Количество заявок за сутки(период) по менеджерам», «Количество созданных гостиниц за сутки(период) по пользователям» имеют интерактивные функции. Т.е. нажав на область диаграммы(столбик или сектор) можно получить подробную информацию.

Например нажав на столбик с фио менеджера можно получить созданные им заявки в указанный период:

Есть линейный график по выполненным заявкам:

Помимо дат он содержит возможность фильтрации по конкретным клиентам и\или менеджерам:

Фильтрация по менеджеру

фильтрация по клиенту + группировка по недельно.

Так же в разделе метрик есть две таблицы, которые отображают заявки,в которых указана не верная комиссия и заявки, которые находятся в перепроводке.

Для чего эта информация?

Заявок в перепроводке быть не должно впринципе, потому что это нарушение бизнес процесса. Начальники должны это отслеживать и выяснять почему так происходит.

В случае заявок с не верной комиссией нужен контроль. Менеджеры могу как случайно, так и специально указывать не стандартную комиссию

Этот отчёт доступен только начальникам. Он позволяет в столбиковой диаграмме отображать комиссию, которую заработали клиенты за указанный период.

 Обратите внимание, что если заявка находится в режиме перепроводки, то она не будет учитываться в данном отчёте, потому что для отчёта берутся заявки, которые попадают в ежедневный отчет, а в ежедневный отчет не попадают заявки в перепроводке.

В отчёте считаются комиссии , которые выгружаются из ежедневного отчета (как если бы вы формировали отчет сами за указанный период). Если у заявок не указана комиссия, то и в отчёте она учитываться не будет.

Чтобы учитывать отдельно комиссию по разным клиентам их необходимо выделить в группу. Так у нас выделены в отдельные группы ЭйТиЭйч, Олимпия,Континент и тд.

Иными словами группировка комиссий происходит по Группам компаний, если вам необходимо выделить какую-то компанию(или несколько) в отдельный столбик, то создайте для неё отдельную группу компаний и у каждой компании укажите что она относится к определённой группе

Например, вам необходимо выделять из общей суммы компании, которые уже платят за проживание за минусом суммы комиссии и комиссию отдельно им возвращать не нужно. Для этого создайте группу компаний «За минусом» и у каждой компании, которую хотите включить в эту статистику выберите группу компаний «За минусом». В Метрике появится отдельный столбик с комиссией всех компаний, включенных в эту группу.

Так же в диаграмме есть отдельная группа «Остальные» - это комиссия по всем компаниям, которые не включены ни в дну группу компаний.

Основной отчёт системы бронирования. Позволяет смотреть подробную информацию по заявкам с указанными параметрами.

По умолчанию генерируется на прошедшие даты, выбирается опция «Отправить Альбине» и «Изменить статусы заявок». С такими параметрами генерируется каждый рабочий день одним из менеджеров и отправляется в excel формате по почте в бухгалтерию (отправка автоматическая).

Так же есть параметры, позволяющие выбирать заявки по дате создания заявки, по дате заезда, с любыми статусами (статусы можно выбирать любые, в любом количестве через клавишу Ctrl)

Так же можно разделить отчёт по корпорантам и агентам указав параметр «Агенты/Корпы», тогда заявки в отчёте будут раскиданы на 2 листа. Обратите внимание, что у компании чётко должен стоять определённый тип, чтобы она попала на нужную страницу.

 В отчет не попадают заявки с тегом **Перепроводка**, сначала нужно завершить перепроводку, нажав на кнопку в заявке, тогда тег удалить автоматически и можно будет выгрузить заявку в отчет.

Отчет используется для расчета Зарплаты. Считается в реальном времени, не сохраняется.

На странице отчета четко написано по каким параметрам генерируется.

В отчёте показаны заявки с разбивкой по менеджерам и видам услуг:

Считается в реальном времени, не сохраняется. В отличии от отчета по ЗП генерируется по Дате выезда\Дате подачи авто\Дате услуги(для прочих) и в разрезе статусов заявок: Все, аннулированные, выполненные.

На странице отчета четко написано по каким параметрам генерируется.

Отчет по умолчанию делается в разрезе клиента. Т.е. в отчет попадают строчки вида

Если вы выбираете только 1 компанию клиента, то система посчитает, что Вам необходима детализация в отчёте и оборот клиента будет разбит по гостиницам:

 ВАЖНО! с 23 июля 2021 отчёт доступен клиентам!! Они могут формировать реестр только на выполненные заявки и только на свои компании

Отчёт формируется в реальном времени, генерируется в xlsx. Содержит заявки в указанном статусе только по Услугам проживание.

Позволяет указывать для каких клиентов формировать реестр

Отчёт специально созданный для бухгалтерии. Генерируется автоматически каждый 1 день месяца в 12:07 (период заявок - предыдущий месяц) и отправляется на почту Альбине, но может быть сформирован вручную на любые даты

В отчет попадают заявки с датой выезда в указанный период и в статусе Выполнен, обязательно комиссия отличная от 0 и пометка что платим «На полную» в заявке!

В режиме просмотра отображаются зависимые сущности компании: заявки, пользователи, грузополучатели.

Если компания является клиент-агентов или клиент-корпорантом, то отображаются заявки где компания является клиентом. В противном случае отображаются заявки, где компания является поставщиком.

При создании компании происходит проверка ИНН и система сообщает есть ли совпадения или несоответствие правилам:

Или если ИНН содержит ошибку:

Вы по прежнему может создать компанию, но создание дубликата компании или компании с неверным ИНН крайне редко необходимо. Будьте внимательны!

В редактировании компании можно изменять основные реквизиты компании, в том числе устанавливать шаблоны по умолчанию для компании.

1. Клиент-агент
2. Клиент-корп - корпоративные клиенты компании Сусанин
3. Поставщик - ЮЛ и ИП гостиниц
4. Канал менеджер - тревеллайн и пр

На сайте доступа авторизация для зарегистрированных пользователей. При авторизации может быть изменено меню пользователя и часть внешнего интерфейса.

Восстановление доступа возможно через электронный ящик, указанный у пользователя, либо через смену пароля другим пользователем, имеющим доступ к такой функции.

Каждый пользователь, за исключением гостя, может посмотреть свой профиль (самый короткий путь нажать на своё имя в правом верхнем углу)

Так же некоторые пользователи могут просматривать профили других пользователей через соответствующий раздел.

Создание пользователя возможно как пользователя Клиента, так и пользователя компании Сусанин.

От выбранного типа создания зависит набор значений в поле Тип клиента:

По умолчанию создание пользователя для клиента.

Кнопка создания пользователя сусанина находится в разделе сусанин:

При редактировании пользователя нужно оставлять поле Пароль пустым, иначе произойдёт смена пароля.

У пользователей клиента и сусанина может быть разный набор полей.

Компания по умолчанию - это та компания, которая будет выбираться в форме создания заявки по умолчанию. Ускоряет процесс создания заявки менеджером.

Дежурный менеджер - не используется в данный момент.

Для пользователей типа менеджер доступна галочка "Может принимать заявки". В случае если Клиент САМ создает заявку, то заявки распределяются на менеджеров, у которых установлена данная галочка.

Куратор от клиента - означает, что пользователь имеет расширенные права и может видеть всех пользователей своей компании и все заявки. 

По умолчанию пользователь может видеть только свои заявки

Пользователь не может быть удалён, если на нём висит хотя бы одна заявка. Как правило пользователь просто дезактивируется (статус Активен⇒0)

В декабре 2020 добавлены клиентские статусы,это значит что внутренние статусы скрыты от глаз клиента. Для клиента статусы описаны здесь.

Статусы Сусанина описаны здесь и схема их сопоставления.

• Новый - заявка только создана
• Принят - менеджер принял заявку в работу
• Подтверждено клиенту - гостиница подтвердила бронирование устно. Клиент видит Забронирован
• Забронирован - от гостиницы получено подтверждение о бронировании(счёт)
• Изменен - промежуточный статус, который указывает на то, что от Клиента требуется подтверждение изменений в заявке.
• Аннулирован - заявка аннулирована
• Аннулирован со штрафом - заявка аннулирована, но со штрафом. Такие заявки попадают в отчёт к бухгалтерии автоматически. На 23 марта 2022 используется только для ХБ. Клиент видит статус Аннулирован
• Выполнен - заявка завершена (проживание состоялось, завершено)
• Отказ - отель не подтверждает бронь, нет номеров и тд.
• Перепроводка - в этот статус можно переводить, для выгрузки заявок в отчёт повторно. Используется редко. Клиент видит Выполнен

Статусы соответствуют статусам клиента, за исключением Перепроводки - он соответствует статусу Выполнен для клиента и статусу Потверждение клиенту - клиент видит статус Забронирован.

Статус Аннулирован со штрафом используется только для ХБ про(ид 14707) по их просьбе. Им очень необходимо получать статус Аннулирован вместе со счётом и чтобы заявка проводилась везде(по всем отчетам и реестрам)

Заявка может содержать N услуг (на 03092023 этот функционал исскуственно ограничен). Одна услуга проживания может содержать M гостей. У каждого гостя есть обязательные базовые поля (ФИО, тип гостя) и дополнительные (ORM - вроде таб. номера, номера командировки и тп). ORM или доп. поля доступны только в заявках тех компаний, которые относятся к какой либо группе компаний. Эта особенность упирается в функционал реализованный для компании Фортум, который потом был применён и к компании Метран.

Чтобы сделать доп. поля доступными для гостей в заявке, нужно компанию , на которую заведена(заводится) заявка поместить в какую либо группы компаний. Если компания не относиться к группе компаний, то можно создать фиктивную и в форме редактирования компании выбрать созданную группу.

При смене компании заявки все старые документы (Ваучеры, счета и тд) удаляются и создаются автоматически новые с новой компанией и грузополучателями.

Техническая информация:
За это отвечает хук UpdateTemplateDataAfterSaveRequest). Список стандартных документов в параметре default_create_template.

Если у заявки есть хоть 1 заблокированный документ, то документы не удаляются, у них меняется грузополучатель!! Если для предыдущей компании был установлен уникальный шаблон счёта (с комиссией, например) или ваучера (ваучер для Олимпии и тд), то при смене компании заявки эти шаблоны документов так и остаются. Чтобы поменять шаблон документа нужно провалиться в управление документами. сменить шаблон у нужного документа и сохранить.

Если документы были обновлены, то об этом будет сообщено: «Смена компании. Созданы новые доки.»

Во время редактирования услуги проживание система мониторит некоторые параметры, чтобы осуществлять подсказки. Например, если отель даёт комиссию и платим в него на полную, то система попросит указать комиссию в заявке:

Так же у самих полей с расчётом указаны подсказки:

с 31 мая 2022 система мониторит сокращения заявок с оплаченными счетами. В случае сокращения дат и уменьшения стоимости для Сусанина система будет выдавать сообщение:

При этом будет создано письмо на возврат, которое доступно по ссылке , а так же как обычный документ(Заявка поставщику или Ваучер). Письмо можно сохранить в PDF и отправить гостинице.

Так же в разработке автоматический функционал отправки письма на все адреса гостиницы

Письмо на возврат - это стандартная заявка поставщику, только с другим шаблоном (обычно вы видели шаблон Гостбезнал)

Если по какой либо причине система автоматически не создала письмо на возврат, то его можно создать вручную к заявке как любой другой документ (Аннуляция, Гостбезнал, Ваучер и тд).

1 Заходите в раздел документов заявки

2 Создаёте документ «Заявка поставщику» (ведь это заявка на возврат)

3 Меняете шаблон на «Возврат средств…»

4 Сохраняете в PDF

В списке заявок отображаются пометки.

В данный момент реализовано отображение: наличия платежного поручения и его подтверждение у услуги, счета поставщика.

Если прикрепление платежного поручения осуществляется вручную , то обратите внимание на следующее:

1. Прикрепление платежных поручение так же как счетов приведёт к тому, что значка в списке у вас не будет. Это происходит по тому, что когда вы прикрепляете счет, то документу выставляется автоматически тип «Счет от поставщика». Это сделано для удобства. Прикреплять платежное поручение нужно через кнопку Добавить документ, в основной форме просмотра заявки.
2. Если вы прикрепляете платежное поручение, то оно не уйдёт автоматически в гостиницу.

В списке так же цветом выделены статусы заявок и наличие штрафа. При просмотре списка заявок через компании или при использовании фильтра по компании отображается столбец с счетом от поставщика.

Для менеджеров доступно изменение статуса по клику на статус заявки. Начальникам доступно удаление заявок. Клиентам не доступно изменение статуса из списка.

В системе создан механизм перепроводок. Работает он следующим образом:

1. При изменении выполненной заявки к заявке добавляется тег «Перерповокда». (Менеджерам нельзя удалить этот тег). Меняется дизайн заявки.
2. Совершаются всех необходимые изменения (их может быть неограниченное количество по каждой услуге, заявке. Для изменения документов механизм не сделан TODO:23.10.2019)
3. После завершения изменений, нажимает кнопка завершения Перепроводки
4. На адреса dogovor@susanin.ru и albina@susanin.ru отправляется письмо
5. Удаляется тег «Перепроводка» и дизайн возвращается к первоначальному.

Сообщение о начале перепроводки

Вид тега «Перепроводка», кнопка завершения проводки

Успешное завершение перепроводки, когда не было обнаружено изменений (это исключительно, в случае ручного вмешательства администраторов\программистов)

Обычное успешное завершение перепроводки. Сразу доступна кнопка перехода на отчеты

После завершения перепроводки вам на почту упадёт вордовский файл с данными для бухгалтерии.

Если заявка создана клиентом (у заявки есть тег «Создан клиентом») и менеджер меняет клиентскую информацию (Базовая описание клиентской информации), то клиент должен подтвердить эти изменения, либо отказаться от них.

 Изменение клиентской информации в заявках со статусом Выполнен и Отказ не влечёт подтверждение клиента!

Обратите внимание, если клиент сам создаёт заявку, то автоматически заполняется расчет и сумма для клиента (если у бронируемого номера есть цена)

Клиент видит логи заявки, т.е. часть действий, которые вы производите доступны клиенту для просмотра

Детальное описание этого механизма ниже

1. Клиент сам создаёт заявку через сайт или API, если это интеграция
2. Менеджер сусанина меняет информацию
3. Менеджеру сообщается о том, что изменена информация и требуется подтверждение
4. Клиент получает уведомление о необходимости подтверждения изменений
5. Клиент подтверждает\отказывается от изменений

Важным условием этого механизма является то, что клиент сам должен создать заявку, тогда будет добавлен тег «Создан клиентом».

Этот тег не удаляемый.

Менеджер сусанина меняет клиентскую информацию, у заявки меняется статус на Изменён, создаются уведомления и тег «Необходимо подтверждение клиента».

В данном состоянии у заявки нельзя поменять статус:

Менеджеру сразу в системе показывает всплыв о необходимости подтверждения клиентом и на почту приходит письмо:

Менеджер и клиент могут посмотреть какую информацию необходимо подтверждать в заявке через кнопку «Смотреть изменения»

Она появляется только в режиме подтверждения. Через API клиенту тоже доступны механизмы просмотра изменений.

В письме, которое приходит на почту содержаться только разовые изменения, на практике вы ещё 100 раз можете всё поменять внутри заявки.

Обратите внимание, если вы хотите «отменить» изменения, чтобы клиент ничего не подтверждал, то ничего не получится. Клиент в любом случае должен будет подтвердить изменения, даже если в итоге ничего не будет изменено. Просто изменения будут выглядеть так:

Клиент должен подтвердить или отказаться от изменений, в противном случае заявка так и будет висеть в статусе изменён.

После подтверждения клиентом у заявки удаляется тег «Необходимо подтверждение клиента» и добавляется «Акцепт клиентом», так же возвращается исходный статус, который был до изменений.

В случае отказа клиента заявка аннулируется, теги удаляются, менеджеру приходит уведомление об аннуляции

Выходные документы - это те, что мы создаём сами.

К ним относятся:

1. Счета
2. Ваучеры
3. Акты (по квартирам, крышка заявки,
4. Заявка поставщику (гостбезнал)
5. Письма на аннуляцию (в гостиницу и бух-ю)
6. Гарантийные письма

Счета и Ваучеры - это документы для клиента. Когда вы открываете к ним доступ или когда заявка завершена клиент имеет доступ к Счету(ам) и Ваучеру(ам) заявки.

Для счетов доступны следующие шаблоны:

1. Счет - это обычный счет с 1 строкой для каждой услуги (в заявке может быть множество различных услуг)
2. Счет (с ком) - это счет, где выделяется комиссия отдельной строкой. Комиссия указывается в каждой услуге в поле «Сумма скидки клиенту»
3. Счет с заездом\выездом - это счет, в котором добавляются строчки для не стандартных заезда\выезда.

Во всех счета возможно редактировать формулировку счета. В счете с заездом\выездом можно менять суммы в каждой строчке, при этом происходит проверка на соответствие всех введённых значений, конечной суммы для клиента.

Входные документы - это те, что поступаю нам от поставщиков, банка и тд.

Платежные документы прикрепляются в тот момент, когда бухгалтерия высылает на ящик vipiska@susanin.rus pdf файл с платежками. Он разбирается и по мере возможности прикрепляет отдельные платежки к заявкам.

Одно из условий, которое нужно соблюдать чтобы платежка прикрепилась: заявка должна находится в статусе Принят, Забронирован,Изменён.

Если к заявке прикрепилась платежка и поставщик не консолидатор, тогда на почтовые ящики гостиницы были отправлены уведомления.

При создании гостиницы обязательно указание нас. пункта, в котором находится место размещение. Населённый пункт(или просто «Город») создаётся по определённым правилам.

1. Для Казахстана и России названия строго на русском, без использования спец символом (исключения тире, запятые и скобки)
2. Для России предлагаются автозаполнения через сервис dadata. При выборе автодополнения будет подставлено форматированное написание нас. пункта. и координаты
3. Часовой пояс указывается только для Российских городов

Основное описание по гостиницам доступно тут

Иногда гостиницы не даёт комиссию с питания, для этого нужно в гостинице сделать специальную пометку:

А так же необходимо заполнить цены на питание в гостинице. Это необходимо чтобы мы могли верно просчитывать комиссию Сусанину, а на основании комиссионной цены формировать цену клиенту.

Цены на питание можно заполнить через пункт меню:

Добавление цены питания:

В систему в июне 2021 добавлен функционал, который позволяет видеть кто «работал» с гостиницей последнее время.

Если пользователь сусанина заходит в конкретную гостиницу, то этим обозначает свою «заинтересованность» и просмотр отмечается. Пока пользователь находится на странице гостиницы информация будет актуализироваться и обновляться каждую минуту.

В списках гостиницы же есть специальная кнопка, чтобы можно было отметить свою «заинтересованность». В списке гостиниц так же каждую минут информация будет обновляться,т.е. если кто-то из коллег нажмёт на кнопку или будет смотреть гостиницу, то вы это увидите почти сразу.

Логи гостиницы доступны только для сотрудников компании Сусанин. В логах отображаются:

• Изменения непосредственно по самому отелю (например, в названии, во времени расчетного часа и т.д).
• Изменения по категориям номеров в отеле (например, по стоимости).
• Изменения по документации (например, по договорам).
• Кто из сотрудников делал корректировки и, соответственно, какие.
• Когда были совершены поправки (дата и время).

Логирование доступно только с момента запуска новой системы в эксплуатацию. Логи из старой системы в новой отображаться не будут.

Сами логи выглядят таким образом:

Для удобной обработки дубликатов, была создана функция сравнения. Она похоже на сравнение в различных интернет-магазинах, когда вы сравниваете товары по параметрам.

Отели так же можно добавлять\удалять из сравнения кнопками :

При добавлении гостиницы будет изменена кнопка и будет показано сообщение:

При удалении гостиницы из сравнения так же показывается сообщение:

На данный момент возле кнопок не отображается количество добавленных в сравнение гостиниц, возможно этот функционал будет сделан позже.

С сообщения о добавлении гостиницы в сравнение можно перейти в саму форму сравнения:

Гостиницы в сравнении представляют собой сжатый стандартный вид гостиниц, со всем функционалом.

Случайно добавленные или лишние гостиницы из сравнения можно удалить на крестик:

 
Обратите внимание,это не удаление отеля!!!

Когда в сравнении нет гостиниц будет показана заглушка:

1. Необходимо сначала определить какой отель нужно оставить

Всё просто - это делается на основании наполненности информации, чем больше в отеле(который оставляете) ценной информации, тем меньше ручной работы нужно сделать.

Нужно смотреть на различные заметки, описание отеля, телефоны, сайты.

Возьмём для примера отель Рэдиссон Завидово:

Между этих 2х отелей (иногда для сравнения может быть 3 и более отеля) я выбираю тот, у которого стоит комиссия.

2. Переносим номера

После выбора я нажимаю кнопку «Все номера сюда» над отелем, на который переношу номера:

Пока функция новая, вам могут показываться дополнительные сообщения, например о том, что номера перенесены на отель.

3. Перенос \ дополнение информации

В этом же окне можно удалить дублкаты номеров используя крестик напротив любого из номера:

Так же после переноса номеров я вижу, что можно гостиницу с номерами дополнить e-mail адресом, которого у неё нет, а есть у гостиницы, которую буду удалять:

В данном окне напрямую редактировать отели нельзя, поэтому нажимаю Ред.отель над гостиницей, куда переношу информацию(куда уже перенёс номера):

В новой вкладке откроется отель для редактирования. В нём изменяю \ дополняю всю информацию:

1. Копирую с предыдущей вкладки телефон +7 (482) 42 78 0 78 и вставляю в редактируемую гостиницу.
2. Вставляю псевдоним (копирую целиком название удаляемого отеля)
3. Дополняю email
4. Нажимаю сохранить

В вашем случае набор информации может отличаться. Обязательно проверяйте название отели и пишите синонимы, если это необходимо

4. Удаление дубликатов

Возвращаемся на вкладку сравнения, обновляем страницу, проверяем ещё раз глазами что всё перенесли:

И удаляем гостиницу(ы) без номеров:

5. Завершение

Теперь у нас осталась 1 гостиница на экране и мы можем смело её убрать из сравнения нажав крестик:

с 2022 года происходит автоматическое обновление цен на номера отелей, если отель подключен к ТревелЛайну.

Каждый день в 6 утра система обновляет цены номеров и дату обновления (логи при этом не пишутся,для экономии ресурсов).

Условия при которых номер будет обновлён:

1. у отеля на момент обновления включена интеграция с ТревелЛайн
2. Рассматривается доступность и цена номера на завтрашний день (если продажи закрыты, то обновление не произойдёт)
3. Только тарифы Нетто или Динамический

Если все условия соблюдены, то будет взята цена номера и в зависимости от тарифа будет вычислена цена стойки и цена нетто для номера.

28 февраля запускается передача электронных счетов от отдела Бронирования в бухгалтерию.

1. Подготовка

начало работы со счётом стартует с момента «подготовки» менеджером.Менеджер проверяет и подтверждает данные счёта.

2. Передача на оплату

Далее счёт менеджером передаётся на оплату. В зависимости от условий он попадёт либо директору, либо бухгалтерии.

3. Обработка директором

Директор просматривает счёта в порядке приоритета (сначала срочные на ближайшее время, затем не срочные на ближайшее время, частично оплаченные счета, а уже потом все остальные). На этом этапе директор сам решает какую сумму и когда оплатить, с учётом комментариев менеджеров. Если всё ок, то счёт уходит на оплату в бухгалтерию на указанный день или директор может вернуть счёт менеджеру со своим комментарием.

4. Обработка бухгалтерией.

В бухгалтерию счета попадают от менеджеров или директора (разницы нет). Бухгалтерия как и директор видеть оригинал счёта (файл), необходимую сумму оплаты, реквизиты поставщика. Бухгалтерия создаёт ПП в 1С на основании информации с сайта и помечает что счёт будет оплачен (сегодня,т.к. показываются сегодняшние счета и набивка ПП происходит на текущий день).

5. Повторная оплата

Если счёт был оплачен целиком (суммы всех платежей равны сумме счёта), то счёт помечается как оплаченный и закрывается. В противном случае счёт уходит снова на оплату по условиями (или в бух, или директору)

Отозвать счёт может Директор, когда счёт находится у него на проверке.

Бухгалтерия аналогично может отозвать счёт, если счёт на оплате. Бухгалтерия может вернуть счёт директору или менеджеру.

При отзыве счёта Бухгалтерией или Директором менеджеру заявки приходит уведомление на почту.

Менеджер может отозвать счёт с любого этапа под свою ответственность. Если счёт в момент отзыва был открыт у Директора, то Директор не сможет отправить его на оплату, а получит сообщение об ошибке. Если счёт был на оплате у бухгалтерии, то бухгалтерия не сможет пометить счёт как оплаченный.

Важно! Если менеджер отзывает счёт, то вернуть его на прежний этап в том же состоянии невозможно. Если менеджер захочет вернуть счёт в оплату, а  счёт был на оплате в бухгалтерии, а перед этим проходил проверку у директора, то скорее всего по условиям счёта (сумма, дата оплаты и прочее) счёт вновь попадёт Директору, а не в бухгалтерию.

на странице списка счетов всегда виден график запланированных платежей https://russhotels.ru/bill/index. График виден только директору. Список доступен менеджерам и директору.

график оплаты на неделю вперёд:

В списке видно какие счета планируется оплатить, какие оплачены, а какие не оплачены абсолютно.

.

.

1. Загружаете счёт в заявку как обычно, через редактирование услуги.

2. После загрузки счета в течении нескольких секунд счёт будет распознан и вам будет показана подсказка с данными счёта. Система распознаёт информацию из счетов (не в 100% случаев) и даёт подсказки, для облегчения заполнения информации по счёту в дальнейшем

Менеджеры сами инициируют процесс отправки счетов, счета автоматически не попадут на оплату.

3. Готовите счёт на оплату: заполняет данные по счёту: номер, сумма, поставщик(основной поставщик в заявке может отличаться в редких случаях), необходимую дату оплаты и свой комментарий. Подробнее в видео ниже.

4. Передаёте счёт на оплату

Если у счёта сумма 0 рублей, то он будет закрыт сразу, отозвать его нельзя будет. Директору и бухгалтерии передаваться он не будет.

После загрузки счёта появится кнопка:

Кликнув на кнопку «Подготовить для оплаты» любой менеджер(а не только владелец заявки) может заполнить заявку на оплату:

В модальном окне отображаются подсказки для быстрого заполнения (возможно после тестирования этот участок будет автоматизирован лучше).

Выбор поставщика осуществляется как в самой заявке, если поставщика нет или с указанным ИНН несколько поставщиков, то выбрать поставщика невозможно.

пример заполнения при передаче счета:

Счёт подготовлен. Можно передавать счёт на оплату:

Если какие то данные были указаны не верно, то их можно редактировать только когда счёт не передан на оплату\не оплачен.

Сообщение об удачной передаче:

Будут показаны сообщения о передаче и обновлён список счетов. С этого момента в Заявках где прикреплён этот счёт(1 счёт может быть в нескольких заявках, везде данные будут одинаковы - это один и тот же счёт) и в списке счетов можно отслеживать статус счёта.

 В основном счета сразу передаются в бухгалтерию, но в некоторых ситуация будет сделана проверка директором лично и уже после счет будет отправлен в бухгалтерию.
 

Как только счёт будет оплачен, передан в бухгалтерию, отозван бухгалтерией или директором - это сразу отобразиться в заявке\списке счетов:

Список счетов - это аналог списка заявок, доступен пользователям Сусанина по ссылке https://russhotels.ru/bill/index

Список счетов скриншот:

.

Для бухгалтерии сделан экран оплаты.Так же бухгалтерия имеет доступ к интерфейсу директора, для самостоятельной передачи счетов в оплату.

Экран бухгалтерии:

 Важная особенность - никакая информация не передаётся в 1С. Создание платежек и отправка их в банк - черный ящик, формально мы считаем если бухгалтер нажала кнопку "ПП в 1С создана", то платеж запланирован и с 99% вероятностью произойдёт. В планах сделать интеграцию с 1С, чтобы получать информацию о фактически оплаченных счетах для сверки по заявкам менеджеров.

Счета в системе существуют всегда, но только в день оплаты будут показаны бухгалтерии. Поэтому с утра можно сразу начинать набивать платежки, пока счета не закончатся.

1. Открыть систему по ссылке https://russhotels.ru/bill-pay/next-for-buh-pay?cur_bill_id=1
2. Будет показан счёт для оплаты. В случае если за предыдущие дни были оплачены не все счета, то будет показан самый первый счёт, который нужно оплатить.
3. Набить платежку в 1С, на основании данных с экрана (можно пользоваться кнопкой копирования формулировки)
4. После того как платежка в 1С набита - нажать кнопку «ПП в 1С создано»!
5. Будет открыт следующий счёт.

Если счёт с ошибкой или есть какие-то другие проблемы, то всегда можно вернуть счёт менеджеру. После отправки счёта менеджеру система покажет следующий счёт.

Бухгалтера могут работать со счетами параллельно(набивать платежки). Счёт выдаётся каждому пользователю на 7 минут, за это время счёт нужно или набить в 1С, или вернуть директору\менеджеру.

После 7 минут блокировки счёт может быть выдан другим бухгалтерам.

Пример:

 В марте 2021 отключен, из-за не востребованности, а ресурсы кушал прилично..

В 2021 добавлены в веб интерфейс оповещения в реальном времени. Работают только для Сусанина.

Какие уведомления приходят?

1. Оповещение о новом комментарии в заявке, если вы являетесь менеджером заявки.
2. Оповещения о смене менеджера заявки,если вы новый или старый менеджер заявки
3. Оповещение о не полных данных заявок
4. Ежедневный отчет отправлен в бух-ю
5. Платежки (Прикрепление, отправка в гост-у, когда принята гос-ей)

Нажав на колокольчик можно увидеть текущие не прочтённые уведомления

Прочитать уведомления можно нажав на уведомления(вас перекинет по ссылке на источник) или нажать на переключатель

Если вы находитесь в системе, то оповещение дополнительно будет показано вам всплывающим сообщением, которые вы видите обычно при сохранении заявок:

Пользователь получает уведомления в случае регистрации в системе Russhotels. Уведомления могут приходить в случае создания заявок, комментариев и прочих действия.

Раз в месяц менеджеру может приходить письмо с темой «Некоторые Ваши заявки требуют уточнения. Russhotels». В нём содержаться заявки, по которым необходимо провести проверку комиссии отеля.

На данный момент проверка идёт пометки о необходимости отчета агента и суммы комиссии.

От некоторых уведомлений можно отписаться\подписаться. Это происходит в разделе редактирования профиля пользователя.

Письма могут быть для различных категорий, поэтому если отписаться от одного типа уведомлений, то это не повлияет на другие. Для того чтобы отписаться от уведомлений вы можете:

1. перейти по ссылке внизу письма, ссылка есть почти в каждом письме
2. либо перейти в Личный кабинет → Редактировать свой профиль или профиль пользователя → Изменить уведомления.

У уведомлений есть несколько вариантов настроек:

1. не отправлять (полностью отключает уведомления)
2. отправлять (вы будете получать уведомления)
3. не задано (вы будете получать уведомления)

Настройки отправки уведомлений могут быть установлены как у Компании, так и у пользователя. Нижестоящие настройки имеют приоритет, но только в случае если параметры заданы явно (отправлять или не отправлять). По умолчанию параметры не заданы.

Редактирование бокового меню